为规范文献数据库采购管理，提高资金使用效益，补充和完善我校图书文献采购管理规定，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《深圳经济特区政府采购条例》等相关法律、法规，结合我校实际，特制定以下管理办法。

 

第一章  总则

第一条  电子资源建设是图书馆资源建设的重要组成部分，图书馆在制定本馆“馆藏发展规划”时，应予以体现。数据库的采购决策要建立在了解数据库发展动态、科学的数据库评价依据基础之上，沿着规范的采购流程，采取科学、有效的采购方式，确保文献数据库的采购质量。

第二条  图书馆成立“深圳大学图书馆数据库采购小组”，小组成员由图书馆馆长和跨部门人员组成，具体负责数据库的调研、采购组织、采购备案及购买后的技术支持与信息服务，负责起草《深圳大学图书馆数据库采购实施细则》。“深圳大学特殊采购招标工作小组”负责数据库采购的监督管理工作。

 

第二章  采购方式

第三条  新订数据库

（一）集团采购的数据库，采用采购备案制方式。其中集团未指定代理商且其代理费在1万元以上（含1万元）的数据库，以“高校仪器设备竞价网”为技术平台，采用询价采购方式确定代理商。

（二）图书馆单独采购的且只能从唯一供应商处采购的数据库，采用单一来源谈判方式采购。采购应采用合理的谈判形式，如现场、电话、传真、电子邮件等等，以保证项目质量和合理的采购价格。采购金额不足5万元的，由图书馆数据库采购小组自行谈判；5万元至30万元（不含30万）的数据库，由图书馆数据库采购小组组织谈判，校特殊采购招标工作小组参与谈判过程；30万元以上的数据库，由校特殊采购招标工作小组组织谈判。

（三）图书馆单独采购的非单一来源数据库，如内容相同或相近的文献数据库有多家来源时，采用招标或竞争性谈判的采购方式。由校特殊采购招标工作小组组织招标或谈判。

第四条  续订数据库

（一）集团采购的数据库，采用采购备案制方式。

（二）图书馆单独采购的数据库，采用单一来源谈判方式采购，并根据价格变化情况的不同，采取以下组织方式：

1．价格涨幅超过8%（含8%），并且价格增长在1万元（含1万元）至5万元之间的，由图书馆数据库采购小组组织谈判；

2．价格涨幅超过8%（含8%），并且价格增长5万元以上（含5万元）的，由图书馆数据库采购小组组织谈判，校特殊采购招标工作小组参与谈判过程。

3．其他情况，由图书馆数据库采购小组自行续订并在校特殊采购招标工作小组备案。

 

第三章  采购程序要求

第五条  集团采购项目采用备案制，图书馆应提供组团机构关于组团和谈判情况的说明、数据库订购合同（进口数据库还应包括代理付款合同）、验收报告以及图书馆数据库引进论证报告或续订论证报告以及其他相关资料。

第六条  现场单一来源谈判一般应遵循以下程序要求：

（一）制定谈判方案

根据采购项目的需求和特点，图书馆拟定采购合同的主要条款，明确采购项目需求及谈判主要内容，形成单一来源谈判文件。

（二）发出谈判邀请

图书馆向数据库供应商发出谈判邀请，供应商在规定时间内领取谈判文件，并于有效期内将响应文件密封加盖有效印鉴后交到图书馆指定地点。

（三）组成谈判小组

谈判小组成员人数应为单数，其中图书文献专业人员不得少于谈判小组成员人数的三分之二，且图书馆数据库采购业务负责人必须参加。

（四）谈判

按约定的时间、地点，谈判小组与供应商就项目技术、商务和价格展开谈判，达成成交意向，形成书面谈判鉴定纪录,由谈判小组和供应商签字确认。

（五）签约

根据《单一来源谈判鉴定书》,学校向成交供应商签发成交通知书，并签定合同。

第七条  招标或竞争性谈判项目按照《中华人民共和国招标投标法》规定的程序执行。

 

第四章  档案管理

第八条  图书馆负责数据库采购档案的原始积累与整理工作，并提供以下采购资料给学校特殊采购招标工作小组备案：

（一）集团采购项目：同第五条。

（二）非现场单一来源谈判项目：提供供应商首次报价记录、订购合同（进口数据库应包括代理付款合同）、验收报告、图书馆数据库引进论证报告或续订论证报告以及其他相关资料。

（三）现场单一来源谈判项目：提供单一来源谈判文件、供应商谈判响应文件（正本）、谈判鉴定表、签到表、二次报价表、谈判确认书、订购合同（进口数据库应包括代理付款合同）、验收报告、图书馆数据库引进论证报告或续订论证报告以及其他相关资料。

（四）招标或竞争性谈判项目：提供招标/谈判文件、投标文件（正本）、招标/谈判记录表、统分表、评委打分表、签到表、招标/谈判确认书、订购合同（进口数据库应包括代理付款合同）、验收报告、图书馆数据库引进论证报告或续订论证报告以及其他相关资料。

 

第五章  附则

第九条  参与数据库采购的全体工作人员，应切实做到勤勉尽责、廉洁自律、依法采购，严格遵守各项廉政建设和治理商业贿赂的规定。在认真执行本管理规定的同时，不与投标供应商私下接触，不接受供应商的宴请，切实保证采购活动相关秘密信息的安全，并严格按照规范的程序实施采购。

第十条  本办法由深圳大学特殊采购招标工作小组负责解释并自颁布之日起施行。

 

                           

 

二○○八年七月十日